오리지널 레시피를 살짝 수정해서 더욱 맛있는 요리를 완성한 적이 있으신가요? 그런데 그 새로운 레시피를 제대로 정리해 두지 않아서 똑같은 맛을 다시 재현할 수 없게 된다면 어떨까요?
회사에서 이런 상황이 일어났다고 가정해 봅시다. 회사의 내부 사정을 속속들이 알고 있거나 고객을 전부 파악하고 고객 만족도를 유지하는 노하우를 가진 유능한 직원이 있습니다. 이 전문적인 지식과 실무 경험을 보유한 직원이 돌연 회사를 떠난다면 회사에 어떤 영향을 미치게 될까요?
다음 시나리오는 모두 내부 지식이라는 하나의 공통 주제를 다룹니다. 내부 지식은 특정 ‘조직’ 구성원의 머리와 마음속에 존재하는 비공개 지식입니다. 게이트키퍼는 이러한 내부 지식이 조직 외부 사람들과 공유되지 않도록 방지하는 사람들입니다.
내부 지식은 앞서 언급한 요리 레시피뿐 아니라 데이터 및 정보가 중앙 집중화되지 않고 다른 부서와 공유되지 않는 모든 조직에 존재합니다. 내부 지식은 스티커 메모지 또는 메모 앱에서 분실되거나 기억 속에서 잊혀져 버릴 수 있습니다.
조직 내부 지식의 예시로는 계정 비밀번호, 사무용 프린터 사용법, 문제 발생 시 HR 직원의 비상 연락처와 같이 기본적인 정보일 수 있습니다. 또한 공급업체 또는 파트너와의 관계 형성, 이전 프로젝트에서 얻은 노하우와 경험, 영업 비밀과 같이 훨씬 더 복잡하고 회사에 큰 파급력을 미치는 정보일 수도 있습니다.
좋든 싫든, 직원들은 회사에 오래 머무르지 않을 것입니다. 퇴사, 이직하거나 아예 퇴직할 수도 있습니다. 2021년 노동 통계국 보고서에 따르면 미국의 평균 이직률은 57.3%에 달하며 직원이 한 회사에서 근속하는 기간은 최대 4.6년에 불과한 것으로 나타났습니다. 이렇듯 이직은 불가피한 현상입니다. 직원들이 역량을 펼치기 위해 이직하는 것은 막을 수 없지만 직원들이 축적한 지식과 지혜가 사라지도록 두어서는 안 됩니다. 원활한 이직을 위해 공유 드라이브에 작업 파일을 지속적으로 디지털화, 업데이트, 정리하도록 장려해야 합니다. 일부 회사에서는 사원을 선발해 현장에서 쌓은 경험이나 모범 사례를 공유하는 월간 세션을 열기도 합니다.
회사 프로세스 및 제품 정보를 체계적으로 문서화하여 정리하면 원활하고 효율적인 셀프 온보딩 기반을 구축할 수 있습니다. 덧붙이자면, 전임자의 업무 기록이 후임자에게 원활하게 인수인계되면 신입 직원이 완전히 처음부터 새로 시작하지 않아도 되기 때문에 막대한 시간과 노력을 절감할 수 있습니다. 온보딩 프로그램을 강화한 조직의 경우 고용 유지율을 82%, 생산성을 70% 향상시킬 수 있습니다. 반면, 온보딩 환경이 미흡한 조직의 경우 직원이 빠른 시일 내에 새로운 커리어를 찾아 떠날 가능성이 2배 더 높습니다.
직원들이 필요한 정보를 가진 사람을 찾는 데 시간을 허비하지 않도록 해야 합니다. 일반 직원들이 내부 정보를 찾거나 업무를 지원할 적임자를 찾는 데 전체 업무 시간의 20%(최대 25%)를 소비합니다. 전체적으로 보면 하루 이상의 근무 시간에 상당하는 수치입니다. McKinsey의 보고에 따르면 검색 가능한 지식 기록이 있을 경우 직원들이 정보 검색에 소비하는 시간이 최대 35%까지 줄어드는 것으로 나타났습니다.
숙련된 현장 직원들은 수년에서 수십 년간의 현장 경험을 축적하고 있습니다. 안타깝게도, 본격적인 기성 세대의 은퇴 시기와 맞물려 신규 투입 인력은 점점 줄어들면서 숙련된 직원들이 현저히 부족한 상황입니다. 제조업의 경우 240만 개의 일자리가 미충원된 것으로 추산됩니다. 건설업의 경우, 52%의 기업들이 노동자, 목수, 장비 기사를 확보하는 데 어려움을 겪고 있으며 28%의 기업들이 프로젝트 관리자와 감독관을 고용하는 데 고충이 많은 것으로 나타났습니다. 전력업의 경우, 2023~2028년 사이에 전체 인력의 50%가 퇴직할 것으로 예상됩니다. 기술과 경험을 보존하는 것은 쉽지 않지만 전문가들이 지식을 공유하고 신입 사원을 가르칠 수 있는 플랫폼을 제공하는 것이 중요합니다. (자세한 내용은 다음 섹션에서 공유합니다.)
지식 공유를 적극 장려하고 이를 위한 공간을 제공하는 회사는 조직 전반에 걸쳐 팀워크와 화합의 문화를 조성할 수 있습니다. 회사 내에서 직원과 팀이 제한된 승진 기회 또는 상여금과 보너스를 두고 서로 간에 과도한 경쟁을 부추기는 분위기는 지양해야 합니다. 핵심 정보를 다른 팀에게 공유하지 않고 독점하려는 이기주의가 팽배해지면서 궁극적으로 회사 전체의 성장을 저해할 수 있습니다.
내부 지식은 그 중요성이 간과되는 경우가 많지만 필수적인 자원입니다. 지금까지 기업이 내부 지식을 문서화하는 몇 가지 일반적인 전략에 대해 살펴봤습니다. 여기에는 중앙 집중식의 검색 가능한 리소스 센터, 지식 공유 세션, 직원 이직 요구 사항, 협업 문화 등이 있습니다. 내부 지식을 포착하는 방법과 관련하여 다양한 게시글도 확인할 수 있습니다. Beamo는 획기적인 솔루션을 제안하고 있습니다. 디지털 트윈 솔루션으로 얼마나 더 쉽고 유용한 정보를 얻을 수 있을지 상상해보세요.
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Beamo의 디지털 트윈 솔루션은 강력한 엔터프라이즈 기능도 갖추고 있어 정보에 안전하게 액세스할 수 있습니다. 사용자는 현장 및 원격에서 실시간 정보에 액세스하고 목표를 조정할 수 있습니다. 공간과 정보가 적합한 팀에 공유되고 있는지 확인할 수도 있습니다.
디지털 트윈은 내부 지식 및 핵심 정보를 문서화, 공유, 업데이트하고 팀 내부 및 전반에 걸쳐 협업을 증진하는 혁신적인 솔루션입니다. 또한 신입 사원을 대상으로 온보딩을 진행할 수 있는 종합적인 몰입형 솔루션이기도 합니다.
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