현장 조사 - 퍼실리티 매니저로서 직면했던 가장 큰 어려움

히토시 이나바 매니저는 그가 여전히 주요 통신 회사의 시설 관리자로 있을 때 현장 조사를 수행할 때 가장 큰 좌절감을 이야기했습니다. 그는 온라인으로 현장 조사를 수행할 수 있는 디지털 트윈에서 솔루션을 찾았습니다.

질문: 퍼실리티 매니저로 근무하면서 가장 큰 어려움과 힘든 점은 무엇이었나?

이나바 매니저(이하 “이나바"): 수년 동안 데이터 센터와 통신 건물의 건설과 운영에 참여해 오면서 현장 조사의 수행 방식이 늘 아쉬웠다. 현장 조사 방식이 너무 옛날 방식이며 비효율적이라고 생각했다. 또한 비즈니스 파트너나 내외부와 커뮤니케이션하고 조율하는 것은 많은 시간이 소요되고 복잡한 과정이었다. 그래서 워크플로우의 변화를 가져올 수 있고 효율성을 높일 수 있는 아이디어와 도구를 끊임없이 찾고 있었다.

질문: 현장 조사 과정에서 특히 실망스러운 점은 무엇이었나?

이나바: 현장 조사를 할 때 가장 먼저 하는 일은 전날에 계획을 검토하는 것이다. 그리고 현장에서 직접 눈으로 확인한 다음 세부 정보를 기록하고 현장 사진을 찍게 된다. 그 후 수집한 데이터를 편집하고 보고서로 완성한다. 현장에서 촬영한 수많은 이미지를 확인하고, 사용할 이미지를 선택하여 보고서에 넣는 것 만으로도 상당한 양의 작업이다. 이 모든 일을 수동으로 한다는 점이 구시대적 방식이라고 느꼈다. 너무 많은 시간이 소요되고 거의 하루 또는 이틀을 꼬박 일해야 한다.

이렇게 작성한 보고서를 일본이나 해외 여러 지역에 기반을 둔 다양한 팀과 관계자와 커뮤니케이션하는 데 사용했다. 모든 관계자들에게 계획을 효과적으로 전달하고 싶었지만 텍스트만으로는 소통하기가 어려웠다. 그래서 쉽게 설명할 수 있는 사진과 도면을 공유하고자 했다. 또한 수집한 현장 조사 정보를 유용한 방식으로 정리할 수 있는 시스템이 없었다. 현장 조사를 할 때마다 처음부터 다시 시작하는 것과 같았다.

질문: 이나바 씨가 가진 현장 조사에 관한 비전은 무엇이었나?

이나바: 내 비전은 사내 모든 퍼실리티에 실내 3D 스트리트 뷰를 만드는 것이었다. 사실 3i를 만났을 때 이미 사내에서 이러한 솔루션의 프로토타입을 제작 중에 있었다. 3i의 솔루션은 프로토타입과 달리 우리가 상상했던 그대로, 건물의 실내 공간을 깔끔하게 연결할 수 있었다. 실제로 현장을 방문하고 복도를 돌아보고, 방에 들어가며, 모든 장비를 확인하는 것과 같은 경험을 제공하였한다. 이를 통해 우리는 현장 방문과 출장 횟수를 크게 줄이고 시간과 비용을 크게 절약할 수 있었다. 보고서를 작성하고 다양한 팀과 커뮤니케이션하기도 훨씬 쉽고 빨라졌다. 함께 "가상 현장 방문"을 하고 문제와 과제를 다른 당사자에게 언급할 수 있었다. 그뿐만 아니라 우리가 수집한 조사 정보를 하나의 데이터베이스에 저장하고 시각화해서 정리할 수 있었다. 이는 과거에 수집된 정보를 기반으로 구축할 수 있기 때문에 이어지는 현장 조사에 큰 도움이 되었다.

질문: 퍼실리티 매니지먼트 담당자가 생각하는 향후 과제는 무엇인가?

이나바: 다음 과제는 퍼실리티 운영 및 유지 관리에 최소한의 인적 자원을 필요로 하는 진정한 자동화 및 디지털 트랜스포메이션을 실현하는 것이다. 이를 위해서는 디지털 트윈과 현실 사이의 상호 작용이 함께 이루어져야 한다. 실제 퍼실리티의 실시간 관련 정보를 디지털 트윈에 통합하고 팀이 디지털 트윈을 통해 현실과 소통할 수 있도록 해야 한다. 이를 통해 (데이터 센터 업계의) 퍼실리티 건설 및 운영의 효율성을 높일 수 있다. 그때가 오면 우리는 전 세계 어디에 있든 회사 퍼실리티 네트워크에 원격으로 완벽하게 작업할 수 있다.