サイロ化は、現在多くの組織を悩ませている厄介な問題の1つです。企業内の異なる部門間で情報を共有できないこと、または共有したがらないことがこの問題の特徴です。すぐに致命的な事態にならないため、徐々に深刻化していきます。時間の経過とともに組織内で静かに広がり、社内の信頼やパフォーマンスを低下させます。Harvard Business Reviewは、極端なケースでは、サイロの存在がコストを80%も上昇させ、新しいイニシアチブを実施できなくなることが頻繁に起こると推定しています。
サイロは、のどかな風景の象徴的な光景です。家畜とその子孫に与える飼料を貯蔵しているのがサイロです。しかし、情報のサイロは、企業のあらゆるレベルで個人やグループの間に大きなコミュニケーション格差を生じさせています。情報のサイロは、組織内のビジネス部門または従業員グループが、管理職を含む他のグループと自由に、または効果的にやり取りできないことが特徴です。
サイロは多くの形態を取り、いくつかの根本的な問題から発生する可能性があります。特に責任が重複している部門においては、エゴや経営陣内の競争によって引き起こされる政治的な問題である場合もあります。これにより、不健全な競争が生まれ、信頼が損なわれ、会社のマネージャー間でデータの共有に消極的な姿勢が生まれます。
場合によっては、政治的な問題ではなく、企業の古い構造的ポリシーの副産物であることがあります（情報フローの最適化に関して最新の情報を把握していないレガシー企業に特に当てはまります）。あるいは単に、企業のビジョンについて「トップダウン」でコミュニケーションが行われていないだけのこともあります。
また、ITフレームワークが古くなっていたり、設計が誤っていたり、特定のソフトウェアベンダーにロックインされていたり（能力が制限される）、安全で確実なデータ転送を促進するIT機能がないといった、物理的な制約であることもあります。
サイロは多くの場合組織的なもので、社内とその周辺の職場の文化によって形成されます。情報の透明性とアクセス性に欠ける企業のエコシステムは、サイロを生む格好の土壌です。
サイロ化は、他の部門が行っていることを知らなかったり、重複する機能を持つ事業部門間で意図的に競争したりすることによって、作業の重複を生む可能性があります。
例えば、同じ会社内の複数の部門が、異なる目的で同じ現場または施設の検査を担当することは珍しくありません。代わりに、各部門のイニシアチブを組み合わせれば、必要な情報をほんの数分の1の労力で抽出できます。
また、サイロ化によって、他の部門が役割を効果的に遂行するために必要な重要情報が入手できなくなることもあります。これは、社内の業務効率の低下につながり、最終的にはコストを増加させ、クライアントの目に見える形で評判や対応時間が悪化することになります。
これは特に、同じ会社内の2つの設計部門が、海洋掘削プラットフォームのようなエンジニアリングプロジェクトの設計の入札で競争する場合などに当てはまります。また、「姉妹」部門の1つが同じ入札に対応していることが発覚した後でも発生します。さらに、企業の経営陣がプロセス全体を知らないことが明るみに出ることもよくあります。これにより、社内のコミュニケーション不足が指摘され、どの部門も落札できず、クライアントが会社の経営陣に対して否定的な見方を持つようになることがあります。
デジタルツインは、現場の技術者から経営幹部まで、すべての人が同時に同じ情報を見ることができ、透明性をもたらします。デジタルツインは視覚的にわかりやすいため、理解が深まり、共通のビジョンを促進します。ただし、実装や使用を誤ると、デジタルツイン自体がサイロになる恐れがあります。
サイロを分割する方法については、多くの文書が作成されています。しかし、繰り返し取り上げられるテーマは、組織内でのコラボレーションの促進です。デジタルツインを実装することで、コラボレーションが促進されるだけでなく、正しく設計されていると、サイロの形成を根本的に防ぐことができます。
第1に、デジタルツイン（およびそれに組み込まれた情報）は、アセットまたはプロジェクト全体の一部と見なされます。そのため、各部門がデータを排他的に制御することはできません。例えば、エンジニアリングチームは、いかなる理由があっても、監査チームを拒否することはできません。レコードは他のチームや管理者に公開されているからです。通常、権限を制御できるユーザーは、アセットマネージャーまたはプロジェクトマネージャーです。彼らは、アセットまたはプロジェクトが成功したことを確認することが最優先事項の人物です。さらに、企業はデジタルツインへのアクセスに関するSOPを採用し、義務付けることができるため、データへのアクセス権を持つべきユーザーについて曖昧な判断はありません（このため、異議が出ることもありません）。これは、プロジェクトの最善の利益を考慮していない可能性があるアクセス関連の政治的問題を解消します。
チーム管理の設定により、プロジェクトマネージャーは、ロールベースアクセス制御フレームワークと属性ベースアクセス制御フレームワークのハイブリッドを使用して、デジタルツインとそれに組み込まれた情報に対するロールとアクセス制御を容易に定義できるようになります。これにより、適切な人物が常に適切な情報にアクセスできるようになり、政治的な問題が障害になることはありません。
第2に、デジタルツインは、データ転送のインターフェイスおよびルートとして機能することにより、異なるエンティティがデジタルツインプラットフォームを通じて相互にやり取りできるように設計できます。
次のような仕様を満たす海上掘削装置のポンプに関するシナリオを考えてみましょう。リアルタイムセンサーまたは現場スタッフは、ポンプの性能を追跡し、その情報をデジタルツインに反映されたデータ層に電子的に送信できます。AIおよびスマート分析ツールは、問題に対して可能性のある解決策を提案できます。陸上では、オペレーションチームがデジタルツイン経由でアラートを受信し、エンジニアリングチームに通知します。エンジニアリングチームは、デジタルツイン経由で性能仕様を取得できます。現在、エンジニアリングチームは状況を評価するための設備をすべて整えています。彼らは、ポンプの交換が必要であると判断し、デジタルツインに戻す是正措置をアップロードします。この時点で、調達部門は、デジタルツイン経由でポンプの仕様やベンダー情報を取得できるようになり、部品を追跡することができます。 一方、フィールドサービスは状況について通知を受け、デジタルツイン経由で資料と修理計画を見直しています。関係者全員がタイムリーに情報を入手したため、ポンプは多くの手間をかけずに配送され設置されました。システムは正常に動作するようになり、オペレーションチームはデジタルツインを介して動作を確認できるようになりました。
このシナリオでは、複数の部門が連携して作業しています。それぞれの役割は異なりますが、問題を解決するためには全員が協力して取り組む必要があります。各チームが、デジタルツインにアクセスし、最新の情報を交換しました。図面の提供を依頼したり、ずっと行方不明だった文書を追跡したりする必要はなく、古い情報を使用している人がいるのではないかと心配する必要もありませんでした。使用可能な情報すべてに、適切に実装されたデジタルツインを通じてアクセスできました。
このように、デジタルツインは、異なるグループが連携するように意図的に実装できるため、サイロ化の影響を根本的になくすことができます。
デジタルツインの実装と利用促進は簡単なことではありません。通常の情報システムと同じような政治的、構造的、物理的な問題に悩まされることがあります。
まず、デジタルツインは、物理的なサイロを回避するために、企業のドキュメントシステムに統合する必要があります。そうしないと、すぐに他の部門から切り離され、多くの場合、長く使われている他のツールと競合することになります。これは、デジタルツインが閉回路で動作し、アップロードされたコンテンツが他のドキュメントシステムで同時に更新されない場合に発生します。
次に、デジタルツインソリューションについて、有益なユースケースを知ってもらうために社内の推進派がサポートする必要があります。デジタルツインは指定された頻度と忠実度で同期されるため、忠実度の高いビジュアルツインの場合は特に、ある程度の証拠を残すことができます。作業現場で問題や事故が発生した場合、その視覚的な記録により、ユーザーは責任を負うことになる可能性があります。そのため、デジタルツインは脅威と見なされることがあり、ユーザーが使用や更新に消極的になることがあります。これにより、社内に政治的なサイロが生まれ、デジタルツインに表示されない並列または未知の情報フローが作成されます。
最後に、デジタルツインは単にエリート層のためのツールではありません。企業は、構造的なサイロを回避するために、アジャイルなポリシーを策定する必要があります。デジタルツインソリューションを長期的に有効にするためには、企業の大部分が採用する必要があります。そのため、導入へのハードルを取り除くために、直感的で使いやすいものにする必要があります。
デジタルツインを導入する企業は、新たなサイロの形成を避けるために、本質だけでなく、設計において透明性の高いソリューションを見つけなければなりません。レガシーデータベースと容易に通信できる機敏なソリューションと、広範囲での利用促進に役立つ直感的なインターフェイスとツールに焦点を当てる必要があります。